Einblicke in den Kundenalltag mit der BMAcloud

Ein Interview mit der Elektro Hartinger und Sohn GmbH & Co.KG

Erzählen können wir viel – wie toll unsere Produkte sind, wie effektiv und wie zeitsparend. Aber wie kommen unsere Produkte tatsächlich in der Praxis an?
Das wollten wir genau wissen und haben dort nachgefragt, wo digital und die 1-Techniker-Wartung für Brandmeldeanlagen schon seit mehreren Jahren aktiv praktiziert wird: Bei unserem Kunden Elektro Hartinger und Sohn GmbH & Co.KG in Kolbermoor.

Als Fachbetrieb für Elektrotechnik und Elektroinstallationen mit über 60 Mitarbeitern beweist das Unternehmen seit 1946, dass sie Experten auf ihrem Fachgebiet sind. Und auch auf dem Gebiet der digitalen Wartungen sind sie längst keine Anfänger mehr. So arbeiteten sie schon zu der Zeit mit der BMAcloud, als unser BMAcloud-Vertrieb noch über DATOlution lief. Nach unserer Trennung blieb Elektro Hartinger zunächst der Schraner GmbH treu, wechselte aber zu Beginn diesen Jahres zu uns.
Heute sprechen wir mit Matthias Kern, Elektrotechnikermeister und Leiter Sicherheitssysteme bei der Elektro Hartinger & Sohn GmbH & Co.KG.

Jürgen Vogel, Geschäftsführer 7systems:
Hallo Matthias, erst einmal vielen Dank, dass du uns einen offenen und ehrlichen Einblick in die Arbeit mit unserer BMAcloud gibst. Wir würden gerne einmal offen diskutieren, was die Vor- & Nachteile der BMAcloud tatsächlich sind. Nicht nur in unseren Werbetexten, sondern im wahren Praxisalltag.
Fangen wir doch ganz direkt mal mit dem Thema Verantwortung der Geschäftsführung für eine normgerechte Wartung an.

Matthias Kern, Leitung Sicherheitssysteme Elektro Hartinger & Sohn GmbH & Co.KG:
Hallo Jürgen. Da sprichst du direkt ein großes und wichtiges Thema an. Um eine normgerechte Wartung nach DIN 14675 durchzuführen, muss die BMZ selbstverständlich während der Wartung zu jedem Zeitpunkt überwacht werden. Das ist mit nur einem Techniker natürlich gar nicht zu gewährleisten. Mit der BMAcloud entfällt diese manuelle Überwachung der BMZ und somit der Einsatz eines 2. Technikers. Die BMZ wird digital überwacht und die Meldeauslösungen werden dem prüfenden Techniker digital auf dem Handy oder Tablet angezeigt. Viele werden jetzt natürlich sagen, dass während der Wartung so-und-so nichts passiert… und das stimmt natürlich meistens… Aber wir hatten es auch schon, dass sich während der Wartung eine Rauchentwicklung bildete.

Jürgen Vogel:
Thema Klemmlisten führen und späteres Übertragen der Melder erspar ich mir mit der BMAcloud also?

Matthias Kern:
Ja, auch das erleichtert die Arbeit enorm. Zwischendeckenmelder Prüfung heißt: Prüfstange, Leiter, Klemmbrett = zu wenig Arme. Und man darf nicht vergessen, dass viele Anlagen, egal wie gut die Struktur eines Prüfprotokolls aufgebaut ist, mehr als eine Seite Protokoll benötigen. Das Rumblättern kostet viel Zeit. Mit der BMAcloud auf dem Tablet alles kein Aufwand mehr.
Und da ich mir die BMAcloud Meldungen sogar vorlesen lassen kann, kann ich Handy oder
Tablet auch wegstecken und habe direkt beide Hände frei. Ein Kollege lässt sich die ausgelösten Melder sogar auf seiner Smartwatch anzeigen.

Jürgen Vogel:
Was sagst du zum Thema Anleitung und Unterstützung der Techniker bzw. Qualitätssicherung?

Matthias Kern:
Naja, durch den Einsatz der Wartungsboxen haben wir ja im Grunde schon eine Qualitätssicherungsmaßnahme, denn die Box stellt die korrekte Handhabung sicher und protokolliert rundum alles. Eine zusätzliche Qualitätskontrolle unserer Techniker ist in dem Umfang also gar nicht mehr notwendig.

Jürgen Vogel:
Bei meinen regelmäßigen Kundenbesuchen bin ich inzwischen in zwei Prozessen Zeuge geworden, wie diffizil die Thematik Verantwortung der Geschäftsführung bzw. Absicherung gegenüber den Betreibern ist. Ja, ich muss mit der BMAcloud nicht mehr 100% überwachen. Aber nein, einfach nur einen Haken im Prüfplan setzen, dass alles erledigt ist, scheint aus Sicht der Gerichte nicht genug zu sein. Wie handhabt ihr diese Problematik?

Matthias Kern:
Ja, das ist tatsächlich ein heikles Thema. Genau deshalb haben wir über die Zeit zusätzliche Prüfpunkte und Formulierungen zu unseren Wartungen hinzugefügt, z.B.:
• Gemäß DIN 14675 – 11.5.3 : Automatische Brandmelder mit Verschmutzungskompensation können bis acht Jahre im Einsatz bleiben.
• Gemäß DIN VDE 0833-1 – 3.1.31 : Anlagenteile die vom Hersteller abgekündigt wurden sind mangels notwendiger Ersatzteile zu tauschen.
• Gemäß SPrüfV §2 : Baurechtlich geforderte Brandmeldeanlagen sind grundsätzlich alle 3 Jahre einer Wiederholungsprüfung zu unterziehen.
• Gemäß DIN 0833-1 5.1.1 : Der Betreiber muss regelmäßige Begehungen der von der Anlage überwachten Sicherungsbereiche veranlassen.

Diese 4 Punkte werden von uns als echte Prüfpunkt behandelt und somit dem Kunden immer wieder aufs Neue mitgeteilt. Unseres Wissens nach reicht es leider nach heutiger Rechtsprechung nämlich nicht aus, dem Betreiber den Sachverhalt 1x mitzuteilen. Mit unserer Maßnahme sind wir jedoch rechtlich abgesichert.
Bei der Alarmierung haben wir z.B. den Prüfpunkt folgendermaßen formuliert:
• Alarmierung (4x jährlich gemäß DIN14675 O.2-d.1) Die Alarmierung ist ein wesentlicher Bestandteil des technischen Brandschutzes!

Was nicht heißen soll, dass die Probealarme nicht regelmäßig durchgeführt werden und man sich mit diesem Prüfpunkt freischreiben kann. Es verhindert aber, dass man seiner Hinweispflicht nicht nachkommt, weil man versäumt, den Kunden auf die Notwendigkeit hinzuweisen, nachdem er den Probealarm aus welchen Gründen auch immer nicht zugelassen hat. Diese Information muss auch erst einmal vom Wartungstechniker ins Büro gelangen.
Wichtig wäre in diesem Zusammenhang, dass solche Termine wie z.B. Wiederholungsprüfungen nach SPrüfV / Meldertausch usw. in eurem System als wiederkehrender Termin erfasst wird, um dem Kunden im Vorfeld schon ein Angebot unterbreiten zu können. Denn fristgerecht erledigte
wiederkehrende Arbeiten bedeuten nicht nur Umsatz, sondern minimiert vor allem das Haftungsrisiko.

Jürgen Vogel:
Ja, da hast du natürlich vollkommen recht. So sind wir beispielsweise für den Austausch von Akkus aktuell bereits in der Umsetzung.
Wie sieht es denn beim Thema Verwaltung der Dokumente aus? Zum Beispiel den Dokumentationen Melder geprüft ja/nein oder auch den Unterlagen der BMZ. Ich weiß, viele Kunden haben diese Dokumente vor Ort – schlecht wenn es abbrennt. Andere Kunden bewahren sie im Büro auf – schlecht wenn eine schnelle Reaktion notwendig ist zur Umdisponierung etc. Wie ist eure Erfahrung damit?

Matthias Kern:
Die online Verfügbarkeit der Unterlagen in der BMAcloud ist ein enormer Vorteil im Vergleich zur herkömmlichen Aufbewahrung der Dokumente. Sämtliche Dokumentationen sind zu jeder Zeit von jedem Ort aus verfügbar – und zwar nicht nur für uns Instandhalter, sondern auch für die Betreiber der Anlagen. Zum Beispiel der Zugriff auf die Protokolle für den Betreiber: die BMAcloud erspart das Raussuchen, Scannen etc. Das könnte zwar noch etwas eleganter umgesetzt sein, als es bisher bei euch der Fall ist, funktioniert aber schon vollumfänglich.

Der Betreiber bekommt einen eigenen Zugang mit Passwort. Dieses drucken wir direkt bei der Rechnung mit ab. Somit hat der Betreiber/Kunde einen Bezug von der Rechnung zum Protokoll und bestätigt das Protokoll mit Begleichen der Rechnung erneut. Selbst wenn der Ansprechpartner vor Ort womöglich gar nicht unterschriftsberechtigt war.
Ein weiterer sehr interessanter Ansatz: Der TÜV klebt durchnummerierte Prüfaufkleber in die Aufzüge und ordnet im Büro dann den Bericht der entsprechenden Nummer zu. So kann jeder, der vor dem Prüfaufkleber steht, online über einen QR-Code direkt auf das Protokoll zugreifen.

Jürgen Vogel:
Die Thematik online Zugriff Kunde haben wir ja ermöglicht durch die Nutzerkategorie ‚Endkunde‘.
Hinsichtlich absoluter Online-Verfügbarkeit der Prüfpläne bin ich allerdings etwas skeptisch… Ich weiß nicht, ob jeder das Wartungsprotokoll BMA sehen sollte.
Nun aber zu einem anderen wichtigen Thema: Kosten.

Wie beurteilst du den Punkt Kosteneinsparung durch die BMAcloud?
Wenn ich Punkte wie 2-Mann-Wartung vs. 1-Mann-Wartung, Unterlagen digital vor Ort vs. lokal im Büro (Umweg für die Techniker) vs. gar nicht vorhanden (Recherche notwendig) gegenüberstelle, müsste die Einsparung doch immens sein, oder?

Matthias Kern:
Ja, absolut. Zu den von dir genannten Punkten kommen dann noch die Vor- und Nachbearbeitung, die durch die BMAcloud komplett entfällt… leere Protokolle ausdrucken, handschriftlich ausfüllen, danach einscannen, ablegen etc.. Und sogar die unnötige Fahrt in den Betrieb für diese administrativen Tätigkeiten entfällt.
Wir terminieren mittlerweile alles über unser ERP System. Somit weiß der Kollege, wann er wo eine Wartung terminiert bekommen hat. Wenn er nicht gerade neues Material braucht, muss er gar nicht erst in den Betrieb fahren, da er alles andere digital erledigt. Damit spart er natürlich enorme Zeit ein.
Und auch spontane Einsätze sind ein Thema. Man hat z.B. eine Störung bei einer Anlage und würde die Wartung gleich mitmachen wollen. Dafür müsste der Prüfplan aber erst ausgedruckt werden. Mit der BMAcloud ist das nicht nötig. Ebenso verhält es sich mit den handgeschriebenen Notizzetteln und der nachträglichen Büro-Nachbearbeitung.

Jürgen Vogel:
Stimmt es, dass man bei einigen Meldern schneller mit der BMAcloud Anzeige ist, als mit der LED am Melder?

Matthias Kern:
Ja, tatsächlich. Wir haben z.B. bei Bosch und Esser einen zeitlichen Vorteil von 7 Sekunden ermittelt.
Bei der herkömmlichen Wartung wird das Prüfgas injiziert und man wartet bis die Rückmeldung der Melder-LED kommt. Mit der BMAcloud wird das Prüfgas injiziert und das Handy oder Tablet spricht mir direkt die Melder-Nummer vor und ich kann sofort weitergehen.
Der Hersteller Hekatron hat zwar eine sehr schnelle Rückmeldung der LED, trotzdem entfällt hier die Protokollierung per Hand und man spart auch hier Zeit.

Jürgen Vogel:
Nochmal zum Thema Kosten zurückkommend… Grundsätzlich sehe ich eine Kosteneinsparung bei der Durchführung der Wartung. Ich denke aber, dass die Kosteneinsparung im Admin-Bereich noch größer ist.

Matthias Kern:
Das kommt darauf an, wo man die Verwaltung abgrenzt“. Unsere Wartungs-Kollegen haben die Berichte früher selbst eingescannt. Die Nachkontrolle der Berichte bleibt gleich.
Wir sehen die Zeiteinsparung tatsächlich eher bei der Prüfung vor Ort. In unserem Fall sind das ca. 13.000 Melder, das macht rund 25 Stunden Zeitersparnis im Jahr. Und hier ist der Wegfall von Ablage und Bürofahrten noch nicht eingerechnet.
Administrativ sehen wir den größten Vorteil in der Wartungsterminierung. Da nicht immer genau 1/4 der Melder getestet wird, haben wir bei der Einteilung der Wartung einen genauen Überblick, wie viele Melder in dem jeweiligen Quartal noch zu prüfen sind. So kann eine sinnvolle Zeit vorgegeben werden. Das sorgt für eine gute Auslastung und einen ruhigen Ablauf!

Jürgen Vogel:
Und was denkt ihr über das Thema Serviceberichte? Ist es für euch eine Erleichterung, dass eure Techniker damit komplett digital agieren können?

Matthias Kern:
Grundsätzlich ist das genial. Wir machen die Zeiterfassung und Arbeitsberichte aber über unser ERP machen. Für Firmen, die den Bereich Serviceberichte nutzen und z.B. viele Wartungen machen, ist das allerdings ein enormer Vorteil.

Jürgen Vogel:
Gibt es sonstige Themen zur BMAcloud, die du hier gern noch loswerden würdest?

Matthias Kern:
Das Schöne ist, dass die BMAcloud ziemlich flexibel zu nutzen und handhaben ist.
Ein kurzes Beispiel:
Wir haben derzeit das Thema, dass wir bei bestimmten Anlagen Firmware-Updates durchführen möchten. Ich wollte nicht, dass der Kollege vor Ort den Laptop auspackt und erst dann merkt, dass es schon durchgeführt wurde. Außerdem wollten wir eine Nachvollziehbarkeit, wann die Updates stattgefunden haben. Dieses „Rollout“ haben wir nun einfach mit einem Prüffeld das „Firmware Version“ lautet gelöst. Einfach aber genial.

Jürgen Vogel:
Nutzt ihr die BMAcloud auch für andere Anlagen oder ausschließ für BMAs?

Matthias Kern:
Aktuell warten wir mit der BMAcloud nur BMAs. Wir warten aber auch Feststellanlagen, Rauchabzugsanlagen (RWA), Lautsprecheranlagen (ELA/SAA), Fluchttürsteuerungen, Rauchwarnmelder, Sicherheitsbeleuchtungsanlagen und Lichtrufanlagen. Für die meisten Themen bzw. Anlagenarten lassen sich die Prüfpunkte in der BMAcloud sehr gut abbilden, was wir in naher Zukunft angehen wollen.

Jürgen Vogel:
Und wo siehst du evtl. Einschränkungen?

Matthias Kern:
Ich denke für DGUV A3 Prüfungen (Geräteprüfung) ist es eher nicht geeignet. Hier haben wir ein in das Messgerät implementiertes eigenes System. Bei Maschinen-Prüfungen kann ich mir das aber wieder sehr gut vorstellen.

Jürgen Vogel:
Vielen Dank, Matthias, für deine offenen und ehrlichen Worte. Für uns ist es immer wichtig, aus den Erfahrungen unserer Kunden zu lernen und daran weiterzuwachsen. Wir freuen uns sehr, dass wir euch mit unseren Produkten den Praxisalltag an vielen Stellen erleichtern können. Und für potentielle Kunden sind deine Worte vielleicht ein guter Anstoß, um mit uns in Kontakt zu treten.

 

Wenn auch Sie Interesse haben, die BMAcloud und die damit mögliche digitale 1-Techniker-Wartung ganz unverbindlich auszuprobieren, kontaktieren Sie uns. Gerne spielen wir mit Ihnen persönlich Ihre Prozesse vor Ort durch und auch die kostenfreie Testung ermöglichen wir Ihnen gerne.